Com tenir una oficina optimitzada digitalment?

27/12/2019

Com tenir una oficina optimitzada digitalment?

La tecnologia té sentit en una oficina quan contribueix a millorar la seva productivitat i eficiència. Només sota aquest escenari, podem començar a parlar d’una oficina digitalitzada de manera adequada. Però perquè segueixi així, és necessari dur a terme diferents iniciatives per a passar d’un sistema analògic i més tradicional a uns altres de més digitals, molt més concordes a la realitat actual.

Afortunadament, existeixen una gran quantitat d’eines i solucions que ens ajudaran a potenciar la digitalització de la nostra empresa. És adequat primer saber què volem aconseguir amb això, quin és l’objectiu a què volem arribar, ja que incorporar noves tecnologies sense cap propòsit no potencia la digitalització d’una empresa. Al contrari, significa una despesa innecessària i enfocar el nostre negoci de manera errònia. Per tant, hem de ser conscients de la necessitat que qualsevol implementació que fem ha de tenir un objectiu darrere perquè repercuteixi de manera positiva en el desenvolupament de la nostra companyia.

Sí que podem dir no obstant això, que hi ha un bon nombre d’iniciatives que de ben segur sumen en la majoria d’empreses. Per exemple, implementar l’ús de la videoconferència en lloc de realitzar reunions presencials. Per això, podem optar per solucions com Skype o Hangouts, que cobreixen qualsevol necessitat en aquest àmbit. Fer aquest pas ens aportarà una major comoditat i agilitat a l’hora d’estar connectats amb els nostres clients o socis, i ens estalviarà temps i recursos. A més, ens permetrà estar connectats amb possibles clients a escala global.

Una altra mesura que la majoria d’empreses podria adoptar és la de tenir comunicacions internes entre treballadors a través de xats digitals. És convenient en aquest cas valorar, a l’hora d’optar per un servei o un altre, que l’eina ens permeti la possibilitat d’intercanviar també arxius i documents, ja que l’objectiu d’implementar mesures com aquesta no és només la conversa, sinó tenir una eina de treball més completa.

I un altre pas, també cada vegada més necessari, és la d’incorporar un servei de cloud per a emmagatzemar en ell tota la documentació d’una companyia. És una mesura que agilitzarà processos de treball i augmentarà la seguretat de la companyia.

En definitiva, mesures i accions hàbils perquè se sumin la majoria de companyies, sigui com sigui el seu àmbit laboral, i que permetran comptar amb uns mecanismes de treball més àgils, una oficina més adaptada a les necessitats actuals i comptar amb unes solucions que oferiran noves perspectives de negoci, que sense elles no serien possibles.

Més articles de Colonial